L’amélioration de notre organisation personnelle, en vue de l’amélioration de notre efficacité professionnelle, est fondamentale. Les méthodes pour y parvenir sont légion. Nous en avons expérimenté les principales. Puis finalement, nous avons développé la nôtre. En voici les principes et les secrets.

20% seulement de ce que nous faisons génère 80% du résultat final. A l’inverse, 80% du travail que nous effectuons ne contribue qu’à hauteur de 20% au résultat final.

Des chiffres alarmant et pourtant vrais, vérifiés et régulièrement confortés par des études réalisées dans le monde du travail.

Etes-vous organisé(e) ?

Cela m’étonnerait !

Ou alors vous êtes capables de répondre par oui à toutes ces questions :

1. Combien ai-je de choses à faire cette semaine ?
2. Aurais-je le temps de toutes les faire ?
3. Ai-je envie de les faire ?
4. Pourquoi dois-je les faire ?
5. Dans quel ordre dois-je les faire ?
6. Quelles sont les dépendances entre elles ?
7. Que se passerait-il si je ne les faisais pas ?
8. Vais-je en sortir grandi ?
9. Vais-je gagner du temps ?
10. Quels résultats cela va-t-il donner ?

Bienvenue

Commençons par les présentations avec Charlotte et Caroline, qui nous serviront d’exemples le temps de cet article.

Charlotte est charmante, hyper créative, blogueuse à ses heures, accro à Instagram, étudiante en école de mode à Paris. Consciente du fait qu’il lui faut trouver de bons stages pour préparer son entrée dans la vie professionnelle. Déterminée à bosser son anglais, une langue qu’elle sait importante pour pouvoir travailler dans l’industrie du luxe (son rêve secret).  Stressée par la rédaction de son mémoire dont elle n’a toujours pas trouvé le sujet … Elle se sait pas trop organisée. Comme elle est volontaire, elle a tout essayé : noter tout un peu partout et n’importe quand, des check-lists, un carnet pour s’organiser, une application mobile d’organisation personnelle, un site permettant de se construire facilement des check-lists, du mind mapping, une méthode d’organisation personnelle japonaise… Rien à faire, Charlotte est débordée. Elle n’en peut plus. Elle est sous l’eau. Elle craque.

A l’opposé, Caroline est tout à la fois : manager, coach, mentor, dénicheur de talents, enseignante (et accessoirement… maman). Pourtant elle est zen. Tout le contraire de Charlotte.

Mais, comment fait-elle ? C’est simple ! Elle est organisée, voire hyper organisée.

Commencez par oubliez votre To Do List

Bon nombre d’entre nous ont encore une To Do, c’est à dire une To Do List (liste de choses à faire en français). Une To Do est comme un doudou. Il faut apprendre un jour à s’en séparer.

Une To Do List a mille et une vertus. En avoir une est un bon point, mais il convient de la dépasser, en l’enrichissant notamment. Là se trouve le cœur de notre méthode. Se cantonner à sa traditionnelle To Do List garantirait de se condamner à tomber dans certains pièges et à y rester emprisonné.

Ou plutôt, enrichissez votre To Do List

Tout le secret est là.

Regardez ce tableau. Caroline ne s’en sépare jamais. C’est sa To Do List améliorée.

Sept observations peuvent déjà être faites rien qu’en la survolant :

1. Tout tient sur une seule et unique page, facile à transporter et à conserver toujours avec soi.
2. Il y a des espaces vides pour insérer d’éventuelles nouvelles tâches
3. Il y a des codes couleurs
4. C’est structuré
5. Il y a peu de texte et aussi des chiffres
6. L’ensemble peut se parcourir facilement du regard
7. Il y a plein de colonnes bizarres à droite

Si ce tableau vous semble incompréhensible. C’est normal. C’est que vous n’êtes pas encore aussi bien organisé(e) que Caroline, parce que vous n’avez pas encore lu ce qui suit. Rassurez-vous, on va tout vous expliquer.

1. Définissez vos missions/vos rôles avant toute chose

Une mission est simplement une charge donnée à quelqu’un d’aller accomplir quelque chose, de faire quelque chose.

A titre d’exemple, un manager, sous l’appellation très générique de son titre, peut avoir des missions extrêmement différentes :

• La mission de décider, de prioriser, d’arbitrer
• La mission d’organiser, d’orchestrer, de coordonner des personnes, des tâches, des projets…
• La mission de coacher, d’apporter un soutien technique, de transmettre une expérience à ses équipes
• La mission de motiver, de faire adhérer à des orientations…

Des missions si différentes font naturellement appel à des qualités ou compétences distinctes, et suscitent surtout des actions et des tâches (des choses à faire) très différentes les unes des autres par leur nature, leur degré de complexité, leur rapidité d’exécution, les conditions nécessaires à leur réalisation, etc. Exemple : la préparation d’une réunion d’équipe destinée à présenter la nouvelle organisation du service et les objectifs de l’année, suite à une réorganisation globale d’une société, ne demande pas le même type de travail qu’un entretien d’évaluation ou que la participation à un projet transverse, la rédaction d’un document technique ou encore la production d’un tableau de reporting….

Le simple fait de mettre à plat les rôles principaux que nous jouons, souvent simultanément, apporte déjà un peu d’air psychologique et aide à se projeter dans le temps et dans l’espace, puisque certains rôles seront joués à certains endroits. Par exemple, Caroline met sa casquette de dénicheur de talents uniquement lorsqu’elle n’est plus au bureau et qu’elle donne des cours à des étudiants qu’elle observe comme futurs stylistes de mode potentiels, dans un lieu bien précis (une école). Autre exemple, Caroline joue son rôle de mentor uniquement les vendredis midi lorsqu’elle déjeune, à peu près toutes les trois semaines, avec des startuppers à qui elle donne des conseils, ou lorsqu’elle est coincée dans les embouteillages et qu’elle téléphone à sa copine Sarah qui essaye de lancer un concept un peu bizarre de boutique show-room dans le domaine de la décoration d’intérieur.

2. Précisez vos objectifs

Un objectif, c’est un but à atteindre par l’action.

Ecrivez deux à trois objectifs maximum par rôle.

Faites au mieux pour que vos objectifs soient le plus SMART possible :

S
Spécifique
M
Mesurable
A
Acceptable
R
Réaliste
T
Temporellement défini

Respectez le code couleur que vous vous êtes donné.

Vous voilà déjà un peu plus organisé puisque vous voyez clairement combien d’objectifs simultanés vous poursuivez. Souvent trop d’ailleurs…

Rien ne vous empêche d’arbitrer et de prioriser.

3. Détachez vous des tâches

Utilisez des verbes proactifs et volontaires lorsque vous écrivez une tâche. Exemple : « Obtenir le nom de la personne à contacter » plutôt que « Demander le nom de la personne à contacter »

Distinguez deux grands types de tâches. Celles qui vous sont attribuées et celles que vous vous assignez à vous-même. Aucun manager ni aucune entreprise ne vous dira par exemple de mettre en pratique la méthode que vous êtes en train de découvrir. Rien ne vous empêche d’écrire de vous-même des tâches telles que :

« Tester la méthode d’organisation personnelle de Bertrand »

« Trouver des feuilles au format A3 pour reproduire le tableau décrit dans l’article de Bertrand »

« Acheter des crayons de couleurs »

4. Identifiez et acceptez les urgences

La procrastination ne résout rien. Remettre à demain ce que l’on pourrait faire aujourd’hui est une erreur. Cela ne fait qu’empirer les choses. Il y aura toujours des urgences, des choses que vous n’aurez pas anticipées ou qui émanent des autres, du fonctionnement d’un groupe, d’une organisation, d’un élément externe à l’entreprise, comme un client ou un fournisseur.

5. Distinguez ce qui est important de ce qui l’est moins

Nous avons tous tendance à réaliser les choses en fonction de leur degré d’urgence. Ignorant au passage des activités importantes qui ne retiennent pas notre attention.

En fait, nous occupons notre temps au travail en faisant quatre types d’activités :

1. Des activités importantes et urgentes : gestion de crises, retards de livraisons, étapes clefs de projets…
2. Des activités importantes mais pas urgentes : actions préventives, activités liées aux moyens de production, développement de relations personnelles, identification d’opportunités, planification, détente, etc.
3. Des activités pas importantes mais urgentes : certains appels téléphoniques, interruptions par des collègues, e-mails, réunions mal organisées, tout ce qui contribue à augmenter le stress quotidien, etc.
4. Des activités ni importantes ni urgentes : certains e-mails et certains appels téléphoniques, des activités triviales, le dépiautage de son courrier, la cigarette à aller fumer, le café à aller boire, etc.

Les activités numéro 2 sont au centre de l’augmentation de l’efficacité du travail. Ce sont des activités pas urgentes mais importantes : se construire un réseau de connaissance à l’intérieur de l’entreprise pour gagner du temps le moment venu. S’écrire un trèfle de Parikh. Planifier à long terme. S’exercer à l’utilisation de futurs outils. Apprendre. Se former. Effectuer de la maintenance préventive. Préparer les dossiers, les réunions, etc.

Elles sont d’autant plus importantes que bien des études ont démontré que 20% seulement de notre activité au travail permet de générer 80% de ce que nous produisons. Il est donc primordial de dire « oui » aux activités numéro 2 en apprenant à dire « non » aux autres.

6. Devenez assertif

L’assertivité se définit comme l’art de faire passer un message difficile sans passivité mais aussi sans agressivité.

Au travail, l’assertivité est présentée comme une attitude qui s’appuie sur le refus d’avoir recours à trois comportements engendrant des effets négatifs : les comportements d’agression (ou de domination par la force) ; les comportements de soumission, qui peuvent se matérialiser par la fuite ou l’abandon ; les comportements de manipulation (ou de domination par la ruse), parfois exprimés sous forme de manipulations mentales.

Elle repose sur la volonté de s’inscrire dans une démarche constructive de nature à apporter des solutions, à  résoudre des problèmes et à permettre à l’autre d’adopter une posture similaire.

Le travail ne se fait pas seul et les interactions avec les autres sont autant d’occasions d’améliorer ou de dégrader sa propre productivité et pire, la leur. La recherche d’opportunités de synergies avec les autres, la qualité de notre communication avec eux en dépend.

L’efficacité de la coopération entre des individus au travail dépend du niveau de confiance qu’ils s’accordent mutuellement. Et c’est cette confiance qui favorise l’échange d’information et engendre l’efficacité de la coopération.

7. Améliorez votre communication interpersonnelle

Trois niveaux de coopération sont possibles et reposent sur des types de communications bien différents :

– La communication défensive, où la confiance et la coopération sont au plus bas. Ce sont les configurations Gagnant/Perdant et Perdant/Gagnant. Il n’en sort rien de bon.

– La communication respectueuse, où la confiance et la coopération sont à un niveau moyen. Elle correspond à une sorte de compromis entre les individus qui ont à travailler ensemble mais ne le veulent pas ou n’ont pas encore confiance l’un dans l’autre.

– La communication synergique, où la confiance et la coopération sont au plus haut. Ce sont les configurations Gagnant/Gagnant. Il en sort les meilleurs résultats.

8. Redécouvrez la productivité

La notion d’équilibre entre production et moyen de production est cardinale.

Partons de l’histoire de ce touareg qui vivait dans une oasis perdue au milieu du désert du Sahara. Son principal souci était d’avoir de l’eau à boire. Or, l’oasis qu’il habitait tendait à se tarir progressivement. Un jour, il découvrit qu’un énorme cactus contenait à l’intérieur de son tronc une poche remplie de deux litres d’une eau claire et délicieuse. Il se réhydrata en se félicitant de sa découverte. Le lendemain, il retourna au cactus qui lui donna à nouveau deux litres d’eau à boire. Le surlendemain aussi. Il trouva encore une fois les deux litres d’eau qu’il espérait y découvrir. Ainsi de suite pendant des semaines.
Puis un jour, il se dit que s’il déracinait le cactus, il accèderait directement à la source d’eau dans laquelle le cactus plongeait ses racines grâce auxquelles il absorbait l’eau. Il déracina le cactus et but avec délice l’eau limpide et fraîche de la source. Le lendemain, le cactus ne lui donna pas ses habituels deux litres d’eau douce. Quant à la source où le cactus allait puiser l’eau, elle s’était presque tarie. N’étant plus protégée par le cactus et désormais exposée au soleil torride, l’eau s’en était évaporée pour de bon.
Notre touareg n’avait pas su faire la différence entre production (les deux litres d’eau offerts quotidiennement par le cactus) et le moyen de production : le cactus. En détruisant l’outil qui produisait, il avait supprimé la production par la même occasion.
Comme la plupart d’entre nous, ce touareg avait recherché l’efficacité maximale en ne pensant qu’à la production et en oubliant le moyen de production. Or l’efficacité dépend bel et bien de deux choses :
– La quantité effectivement produite (les litres d’eau).
– Le moyen de production qui permet de les produire (le cactus).

L’efficacité dans le travail repose donc sur cet équilibre à trouver entre production et moyen de production. L’important étant de ne pas se concentrer uniquement sur les quantités produites en se disant : j’ai bien travaillé parce que j’ai beaucoup produit. Mais à se focaliser également sur les moyens de production : la façon dont on les fait évoluer, l’attention qu’on leur porte, l’apprentissage qu’on en fait pour les utiliser au mieux de leur capacité.

Si les individus n’utilisent en moyenne que 30% des capacités de logiciels type Word ou Excel, c’est parce qu’ils s’intéressent trop à ce qu’ils cherchent à produire : un mémo, un tableau, une lettre, etc. Et qu’ils n’investissent pas assez de temps dans l’approfondissement des outils eux-mêmes : les logiciels.

Voyons un autre exemple, où les choses finissent bien cette fois-ci.

C’est l’histoire d’un assistant commercial dont le métier consiste à envoyer chaque jour par fax des confirmations d’ordres de commandes à des clients.
Comme le fax est une vielle machine un peu défaillante, il ne permet d’envoyer que 4 fax par heure. Si bien que notre assistant commercial bosse sans répit pour envoyer 32 fax par jour (4 fax par heure pendant huit heures). Il se concentre uniquement sur le travail qu’il doit produire : faxer des confirmations de commandes.
S’il s’intéressait au moyen de production, c’est à dire au fax, il pourrait arriver à un résultat bien meilleur. Imaginons qu’un jour, il décide de ne passer aucun fax afin de se consacrer uniquement à la réparation de la machine. Il appelle un réparateur malheureusement non disponible, en trouve un second qui arrive en retard mais parvient néanmoins à changer la pièce endommagée du fax. Le fax a donc retrouvé son niveau initial d’émission et de réception : 10 fax par heure. Certes, les clients sont fâchés parce qu’ils n’ont pas reçu leurs confirmations. Le responsable de notre assistant le lui fait remarquer.
Néanmoins, notre assistant a changé les choses favorablement. Le lendemain, le fax ayant retrouvé son niveau initial de performance, il parvient à passer les 32 confirmations de la veille en trois heures. Les 32 nouvelles confirmations de la journée en trois heures également. Il lui reste alors deux heures pour aller porter trois bonnes nouvelles à son responsable :
– Le fax est réparé (amélioration de l’outil de production)
– Il ne faudra désormais plus que trois heures par jour pour émettre les confirmations de commandes au lieu de huit (gain de productivité)
– Cinq heures quotidiennes ont été dégagées pour pouvoir effectuer d’autres tâches. C’est plus que l’équivalent d’une personne à mi-temps (meilleure allocation de ressource).

Si le responsable a un tant soit peu de bon sens, il en profitera pour confier d’autres tâches plus intéressantes à son assistant commercial afin de capitaliser sur un garçon qui fait avancer les choses dans le bon sens.

9. Pensez à vous

Il n’est pas inutile d’ajouter une ultime colonne consacrée à votre bien-être,  à votre propre épanouissement personnel, à votre bonheur. Un travail peut être passionnant, absorbant et nous faire perdre de vue ce qui compte le plus : nous-même.

Offrez-vous une colonne qui permettra de noter si la tâche en question participe positivement ou négativement à votre bonheur.

Une variante de cette colonne revient à utiliser cette dernière comme le moyen de détecter ce qui dans notre travail nous contrarie, nous met en contradiction avec qui nous sommes, nous déplaît. Le fondateur d’un atelier de design que nous avons coaché a, par exemple, utilisé cette colonne pour repérer ce qui allait le miner, le démoraliser ou au contraire le ressourcer dans son parcours d’entrepreneur à l’intérieur duquel des tâches comme la comptabilité, les négociations avec les banques, la gestion des défaillances de certains fournisseurs avaient le don de foutre par terre sa créativité et de neutraliser son talent (et il en avait).

10. Comptez sur vos doigts

A présent, abordons cette dernière colonne.

Pour chaque tâche du tableau, accordez une note allant de 1 à 3 dans chacune des colonnes, comme suit :

1 = Faible

2 = Moyen

3 = Fort

La toute dernière colonne affiche simplement la somme des notes que vous aurez attribuées dans les colonnes précédentes.

Tout l’art consiste ensuite à s’habituer à réaliser systématiquement les tâches ayant le score le plus élevé en premier. Celles ayant le score le plus faible devant être effectuées en dernier.

Vous entrerez ainsi dans un dynamique vertueuse qui devrait accroître votre efficacité et votre productivité dans le temps et se traduire par :

• Plus de sérénité
• Une réduction significative du nombre des tâches
• Une hausse du sentiment de maîtriser et moins subir
• Un accroissement de votre influence sur les gens et de votre impact sur les choses
• Une productivité accrue
• Du temps dégagé

Vous voilà prêt(e) à mieux vous organiser. Nous espérons vous avoir été utile.

Par Bertrand Jouvenot, Membre Expert Club Gouvernance.

Jouvenot.com